INTEGRITETSPOLICY

Dina personuppgifter är viktiga för dig, och du är viktig för oss. Syftet med informationen i denna policy är att du ska kunna känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter.
 
När du söker jobb hos oss
För att vi ska kunna hantera din ansökan, avgöra om du är en lämplig kandidat och ta kontakt med dig för eventuella frågor eller bokning av intervju behöver vi behandla dina personuppgifter. Vilka uppgifter vi behandlar beror på vad du skickar in till oss, men i regel handlar det om namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer samt uppgifter om meriter och annat innehåll i CV och/eller personligt brev. Behandlingen utförs med stöd av en intresseavvägning, där vårt intresse av att kunna hantera din ansökan bedöms väga tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandling av dina personuppgifter. Om du vill dra tillbaka din ansökan kan du göra det genom att kontakta oss via den kanal du skickade din ansökan, alternativt på info@smartsourcing.se. Om du gör det kommer vi att radera alla dina personuppgifter och avsluta ditt rekryteringsärende, såvida vi inte har en skyldighet att spara alla eller några av uppgifterna enligt lag eller det finns någon annan laglig anledning att spara dina personuppgifter.
 
Om du nekas anställning sparas dina ansökningshandlingar i två år för att kunna uppfylla diskrimineringslagens krav. Om vi däremot väljer att inte gå vidare med din ansökan för att vi inte behöver anställa för tillfället, sparas dina handlingar i ett år såvida du inte begär att de ska raderas innan dess. Även om du anställs kommer dina meriter att sparas i två år, medan andra nödvändiga uppgifter såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter sparas under hela anställningen och viss tid därefter.
 
Dina personuppgifter kan komma att lagras hos Microsoft, vilka vi anlitar som hostingleverantör för e-postkommunikation och dokumenthantering. I övrigt lämnas dina personuppgifter inte ut till någon utanför Smartsourcing innan anställning.
 
När du kommunicerar med oss på sociala medier
Vi är aktiva på sociala medier såsom LinkedIn, Facebook. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi gör detta i syfte att kunna marknadsföra oss och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och så småningom radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat. En gång i halvåret går vi tillbaka och raderar alla publicerade personuppgifter från det näst senaste halvåret.
 
Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Smartsourcing har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.
 
När du skickar e-post till oss
Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till någon av oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Smartsourcing. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning.
 
Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du en rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden. Detsamma gäller efter att kommunikationen/ärendet har avslutats. Om ärendet exempelvis hör till en befintlig kundrelation kan vi komma att spara det under den tid som kundrelationen består (även då med en intresseavvägning) samt en tid därefter (för att kunna tillvarata våra rättigheter enligt lag).
 
Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av en intresseavvägning, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.
 
När du besöker vår webbplats
Vi samlar in statistik om de som besöker www.smartsourcing.se. I den statistiken behandlar vi uppgifter om IP-adress, namn på IP-adressens ägare, de sökord du har skrivit samt enhets- och webbläsarinformation. Vi behandlar dessa uppgifter på basis av en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att följa besökares användning av vår webbplats för att kunna förbättra och utveckla den. Om du vill invända mot denna behandling kan du kontakta oss på det sätt som anges under avsnittet ”Kontakt”.
  
Om din arbetsgivare anlitat oss som dataskyddsombud och du är angiven som kontaktperson
Har du angivits som kontaktperson för en organisation som anlitar oss som dataskyddsombud? I så fall behandlar vi ditt namn, din e-postadress samt i vissa fall ditt telefonnummer och din funktion. Vi gör detta i syfte att veta vart vi ska vända oss för att kontakta våra DSO-kunder vid behov. Vi skickar även regelbundet ut nyhetsbrev via e-post till de kunder som vi är dataskyddsombud för. Om du har angivits som kontaktperson för en sådan kund kommer dessa nyhetsbrev därför att levereras till dig.
 
Vi behandlar dina kontaktuppgifter på basis av en intresseavvägning, där vi gjort bedömningen att intresset hos dig/din arbetsgivare av att vi ska kunna kontakta er samt av ni att i våra nyhetsbrev ska få del av information om senaste nytt inom dataskyddslagstiftningen, planering för den kommande månaden och relevanta rättsutredningar motiverar behandling av dina personuppgifter. Du kan dock invända mot behandlingen. Om du gör det kommer vi att sluta behandla dina uppgifter såvida vi inte gör bedömningen att vi eller en tredje part har ett berättigat intresse av fortsatt behandling. 
 
Slutligen kan dina personuppgifter komma att behandlas av Microsoft, vilka vi anlitar som hostingleverantör för e-postkommunikation. Vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med alla dessa leverantörer för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt.
 
Vi kommer att behandla dina kontaktuppgifter tills:
  • Din arbetsgivare inte längre är kund hos oss,
  • Din arbetsgivare anger en ny kontaktperson, eller
  • Det finns ett annat lagenligt skäl att radera dina uppgifter.
 
Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan styrka din identitet. I vissa fall kan du även få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart och allmänt använt format för att kunna överföra uppgifterna till en annan leverantör.
 
Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare. Du kan också begära att vi raderar dina personuppgifter, men om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås.
 
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Datainspektionen. Mer information om hur du gör detta finns på Datainspektionens webbplats.
 
Kontakt
Personuppgiftsansvarig för alla ovanstående behandlingar är Dynamic Smartsourcing AB, org.nr. 556885-2254, Stora badhusgatan 18-20, 411 21 Göteborg.
 
Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter, hör av dig till info@smartsourcing.se.